中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则

中华人民共和国标准

归档文件整理规则

 

 

 

l范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2定义

本标准采用下列定义。

2．l归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。

3整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4质量要求

4．1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法

5，1装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5、2分类

 

归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

5．2．1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5．2．2按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5．2．3按机构（问题）分类

将文件按期形成或承办机构（问题）分类。本项可以视情况予以取舍。

5．3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5．4编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图AI。图例中“*”号栏为选择项，不选用时无须印制。以下同）。

5．4．l全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5．4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978。

5．4．3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4．4件号：文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类自内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4．5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5．5编号

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5．5.1归档文件应逐件编入目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。

5．5．1．l件号：填写室编件号。

5．5.1．2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关和署名者。

5.5.1.3文号：文件的发文字号。

5.5.1．4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如 19990909。

5.5. 1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5．1.7备注：注释文件需说明的情况。

5.5．2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长X宽为 297mm x 210mm）。

5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1档案盒

5 6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm x220mm（长x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等〔见图A4a〕。

5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宋号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图 A4b图 A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5．6 1.3档案盒应采用无酸纸制作。

5．6．2备考表

备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5），置于盒内文件之后。

5．6.2．l盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出。销毁等情况。

5．6.2．2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5．6．2．3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5．6．1．4日期：归档文件整理完毕的日期。